Nie ma nic gorszego niż uczucie, że ścigają cię kolejne terminy i nie możesz poświęcić ważnemu projektowi czy rozmowie tyle czasu i uwagi, na ile zasługują. Bardzo ważne jest, by pilnować, czy praca zbytnio cię nie obciąża, bo jedno jest pewne: nowe zadania będą wyrastać jak grzyby po deszczu. Jeśli będzie ich zbyt wiele, mogą pojawić się kłopoty.
W tym wpisie przyjrzymy się najważniejszym umiejętnościom zarządzania czasem. Opiszemy, jak je doskonalić i jak zaprezentować je w CV. Przyjrzymy się takim tematom:
- Na czym polegają umiejętności zarządzania czasem?
- Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?
- 7 zachowań ułatwiających zarządzanie czasem i sposoby ich doskonalenia
- 7 umiejętności zarządzania czasem w organizacji i przykłady do wpisania w CV
Gospodaruj czasem świadomie i rozważnie, by wykorzystać go do własnych celów.
Różne metody zarządzania czasem
Czas nie jest z gumy: w pewnym momencie zaczyna go brakować. Czasem najprostsze rozwiązania sprawdzają się najlepiej i wystarczy, że spiszesz rano listę zadań na cały dzień. Jeśli szukasz sposobu na ciągłe odrywanie się od pracy, może ci pomóc technika Pomodoro oparta na częstych krótkich przerwach. Z kolei metoda TRZOS pomaga całościowo podejść do złożonych projektów w takich krokach: Terminy zadań zapisać, Ramy czasowe uwzględnić, Zaplanować rezerwy czasu, Ograniczyć inne działania, Skontrolować rezultaty. Przetestuj różne metody zarządzania czasem, by wybrać najlepszą dla siebie.
Na czym polegają umiejętności zarządzania czasem?
Metody zarządzania czasem to takie zachowania, sposoby myślenia i organizacji, które pomagają zwiększyć produktywność i radzić sobie z dużą ilością pracy. Zarządzanie czasem bezpośrednio wpływa na innych pracowników i często stanowi klucz do zagadki słabych wyników zespołu. Jest zatem uważane za ważną umiejętność miękką.
Oto lista 14 umiejętności zarządzania czasem. Omówimy szczegółowo w dalszej części tekstu. Przeczytaj je i zastanów się, nad którymi chcesz popracować.
7 zachowań ułatwiających zarządzanie czasem:
- Skup się na tym, co jest powiązane z twoimi celami na przyszłość
- Częściej mów „nie”
- Unikaj rozproszeń niczym mistrz zen
- Odpowiadaj przed sobą (i tylko przed sobą)
- Znajdź własny sposób radzenia sobie ze stresem
- Nie unikaj zmian, gdy są potrzebne
- Wykaż się elastycznością, gdy potrzeba zmian
7 umiejętności zarządzania czasem w organizacji:
- Dbaj, by twoje priorytety działały dla ciebie i innych
- Deleguj zadania, które pomogą innym się rozwinąć
- Realistycznie planuj i mierz czas
- Optymalizuj podział pracy w zespole
- Komunikuj we właściwym czasie i we właściwy sposób
- Łącz podobne zadania i dziel je na niewielkie części
- Jeśli możesz, unikaj multitaskingu
Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?
„Po co mi zarządzanie czasem? Coś pewnie zdążę zrobić, a czegoś innego nie, co za problem? Szef nie może oczekiwać, że zdążę ze wszystkim, skoro wrzuca mi tyle zadań”.
Może nie zawsze uda ci się zrobić wszystko, ale możesz postarać się zrobić jak najwięcej. Możesz bowiem efektywniej wykorzystywać czas dzięki doświadczeniu i wsparciu technologii. Oto kilka powodów, dla których zarządzanie czasem jest tak ważne:
- Większa produktywność: Gdy odpowiednio zarządzasz czasem, łatwiej ci określić priorytety, a twoja produktywność rośnie. Osiągniesz więcej w krótszym czasie, bo będziesz się skupiać na najważniejszych zadaniach i szybko je kończyć.
- Mniejszy stres: Problemy z zarządzaniem czasem często skutkują stresem, gdy deadline'y gonią, a zadania się piętrzą. Unikaj robienia rzeczy na ostatnią chwilę i staraj się równomiernie rozkładać pracę w czasie – z pewnością odetchniesz z ulgą.
- Lepsze podejmowanie decyzji: Umiejętność zarządzania czasem pomaga podejmować lepsze decyzje: potrafisz bowiem ocenić, ile czasu zajmą poszczególne zadania i czy stanowią priorytet, a następnie odpowiednio wykorzystać swoje możliwości.
- Lepsza równowaga między pracą a życiem osobistym: Gdy efektywnie zarządzasz czasem, masz przestrzeń na aktywności zawodowe i prywatne. A to oznacza lepszy balans między pracą a sprawami osobistymi. Gdy stawiasz granice i przykładasz wagę do czasu dla siebie, możesz liczyć na bardziej satysfakcjonujące życie poza pracą.
- Wyższa jakość pracy: Jeśli odpowiednio zarządzasz czasem, możesz przeznaczyć go więcej na zadania, które wymagają skupienia. Efekt? Wyższa jakość pracy i lepsze wyniki.
- Wzrost zadowolenia z pracy: Efektywne zarządzanie czasem pozwoli ci zwiększyć satysfakcję zawodową – będziesz kontrolować, ile masz pracy, i osiągać cele.
Zarządzanie czasem to mentalny Tetris. Dzięki niemu optymalnie wykorzystasz swoje dni, a zatem będziesz spać spokojnie. To bardzo ważna umiejętność na wielu stanowiskach – w tym dla kierowników projektu IT czy szefów kuchni!
7 zachowań ułatwiających zarządzanie sobą w czasie i sposoby ich doskonalenia
Drobne decyzje i nawyki potrafią zmienić bardzo wiele, gdy chodzi o efektywne zarządzanie czasem. Stworzenie nowych zwyczajów może wymagać paru tygodni wysiłku, ale będziesz z nich korzystać przez resztę życia zawodowego.
A zatem jakie zachowania pomagają zarządzać sobą w czasie?
1. Skup się na tym, co jest powiązane z twoimi celami na przyszłość
Jeśli dobrze wiesz, jaki kierunek chcesz wybrać w życiu, łatwo ci będzie odpowiednio zarządzać swoim czasem.
Skupienie się na zadaniu wymaga sporego wysiłku umysłowego, jednak myśl o efekcie końcowym z pewnością to ułatwi. Jeżeli dane zadanie nie przybliża cię do wymarzonej przyszłości, może warto poświęcać mu mniej uwagi (uwaga: jeśli dotyczy to większości twoich obowiązków, rozważ zmianę pracy!). Gdy ktoś zacznie się zastanawiać, czemu nie zajmujesz się nimi aż tak pilnie, możesz wytłumaczyć – trzymaj się swoich priorytetów, a wyrobisz sobie opinię kogoś, kto nigdy nie zapomina o przyszłości.
2. Częściej mów „nie”
Gdy wystarczająco często odmawiasz, zaczynasz wypracowywać swoje granice i tworzyć przestrzeń do wydajnej pracy. I przeciwnie – gdy godzisz się na wszystko, nagle zewsząd zaczynają spływać prośby, byś się czymś zajął.
Asertywność wcale nie jest prosta, ale musisz zadbać o siebie. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem będziesz w stanie pomóc innym wtedy, gdy naprawdę pojawi się taka potrzeba. Chroń swój czas i zachowaj kontrolę nad rozkładem własnego dnia. Ludzie zaczną cenić twoją uwagę i przestaną zwracać się do ciebie ze sprawami, które nie wymagają twojego zaangażowania.
3. Unikaj rozproszeń niczym mistrz zen
Gdy stracisz skupienie, zarządzanie czasem ucierpi na dwa sposoby. Po pierwsze, przestaniesz się zajmować wykonywanym zadaniem. A po drugie, będziesz potrzebować czasu na powrót do niego (i prawdopodobnie stracisz stan flow).
Unikaj prokrastynacji, odłóż telefon poza zasięg ręki i powiedz innym pracownikom, że przez jakiś czas jesteś niedostępny. Często tracimy koncentrację z nudy lub frustracji. Dlatego skupiaj się na swoim zadaniu, ale uważaj, by nie pracować nad nim zbyt długo. Rozproszenia to naturalny przeciwnik efektywnego zarządzania czasem – nie pozwól im działać.
4. Odpowiadaj przed sobą (i tylko przed sobą)
Stawianie swoich potrzeb na pierwszym miejscu jest sekretem dobrego zarządzania czasem. Sprawy się komplikują, gdy zaczynasz myśleć o innych, bo nie możesz rozumieć ich priorytetów równie dobrze co własnych.
Zdanie „Jestem panem/panią siebie” naprawdę dodaje mocy. Wyznaczaj sobie cele, regularnie się nagradzaj i mierz postępy. W zespole sukces jednej osoby najczęściej oznacza sukces wszystkich. Oczywiście musisz uwzględniać cały zespół, ale pamiętaj, że to ty jesteś swoim „numerem jeden”.
5. Znajdź własny sposób radzenia sobie ze stresem
Patrz ze swojego punktu widzenia na porady dotyczące zdrowia psychicznego. To, co pomoże komuś poradzić sobie ze stresem, nie musi zadziałać w twoim przypadku. Stres może utrudnić ci zarządzanie czasem, ale niewłaściwe radzenie sobie ze zmartwieniami tylko pogorszy sprawę.
Możesz sobie ulżyć, gdy wyjdziesz na świeże powietrze, poćwiczysz, porozmawiasz z bliską osobą, zajmiesz się swoim hobby czy po prostu posłuchasz muzyki. Jedno nie pomoże na pewno: jeśli będziesz tłumić napięcie.
6. Nie unikaj zmian, gdy są potrzebne
Jesteś zorganizowany i masz wypracowane nawyki zarządzania czasem? Doskonale. Ale okoliczności mogą się zmienić. Jeśli coś przestało działać, trzeba to zauważyć. Zastanów się, czy i dlaczego masz trudności.
Jaka jest główna przyczyna twoich problemów z zarządzaniem czasem? Czy problem leży w tobie, czy ma przyczynę zewnętrzną? Zarządzanie czasem zależy od wielu czynników, zatem bez pośpiechu zastanów się, co uległo zmianie.
7. Wykaż się elastycznością, gdy potrzeba zmian
Zarządzanie czasem pracy i zarządzanie sobą w czasie to kwestia wypracowania odpowiednich nawyków i trzymania się ich. Ale kluczem do trwałego sukcesu jest elastyczność. Zmieniaj to, co przestaje ci pomagać.
Może jesteś już w nowym zespole, gdzie decyzje podejmuje się na spotkaniach, a nie indywidualnie. W takim wypadku nagle przygotowanie do zebrań staje się kluczowe. A może twój nowy szef woli spotkania organizacyjne co miesiąc, a nie co tydzień, i musisz się do niego dopasować.
7 umiejętności zarządzania czasem w organizacji i przykłady do wpisania w CV
Wymienione powyżej metody zarządzania czasem dotyczyły głównie zachowań, przez co trudno je mierzyć. Oczywiście istnieją także umiejętności zarządzania czasem, które dotyczą kwestii organizacyjnych.
Łatwiej je zmierzyć oraz opisać w CV, ukazując, jak biegle organizujesz czas pracy. Jakie masz umiejętności zarządzania czasem w organizacji? Nie ograniczaj się do ogólników, ale opisz swoje działania na przykładach.
1. Dbaj, by twoje priorytety działały dla ciebie i innych
Co cechuje tych, którzy odnoszą największe sukcesy? To, że przeznaczają swoją energię i moce przerobowe na najważniejsze zadania. Zastanów się, jak wykorzystujesz czas i które zadania przyczyniają się do realizacji twoich celów. Następnie zredukuj wszystko, co nie jest przydatne. Utrzymuj skupienie na tym, co najistotniejsze.
„Zarządzałam dziewięcioosobowym zespołem w projekcie, którego ścieżka krytyczna składała się z ponad 150 zadań. Zmiana biznesu i rotacja pracownicza na poziomie 33% oznaczała konieczność precyzyjnej oceny priorytetów”.
2. Deleguj zadania, które pomogą innym się rozwinąć
Łatwo jest zrzucać zadania na wszystkich wokół. Jeśli jednak chcesz spotkać się z większym entuzjazmem, zastanów się nie tylko, kto potrafi je wykonać, lecz także kto na tym skorzysta. Wszyscy chcą się rozwijać. Jeśli dasz im zadania, które w tym pomogą, zajmą się nimi.
„Odziedziczyłem zespół po odchodzącym współpracowniku. Podzieliłem obowiązki mojego obecnego zespołu w taki sposób, byśmy mogli wejść w nowe obszary”.
3. Realistycznie planuj i mierz czas
Planuj zadania i mierz efektywność czasu spędzonego w pracy, a będzie ci łatwiej ocenić swoją wydajność. Jasne, odpowiednie podejście jest pomocne, ale nie wystarczy, jeśli planowanie będzie błędne. Jeśli jakieś zadanie zajmuje zbyt dużo czasu, możesz ograniczyć jakość wykonania albo je oddelegować.
„Zaprojektowałam matrycę czasu dla zespołu inżynierów, co ograniczyło czas przestojów o 24%. Projekty kosztowały średnio 15% mniej niż zakładano w budżecie”.
4. Optymalizuj podział pracy w zespole
Przyjrzyj się współpracy w zespole i upewnij, że style pracy poszczególnych pracowników łączą się ze sobą. Nie jest to proste zadanie, a różne podejście do zarządzania czasem może dodatkowo je utrudnić. Warto jednak dołożyć starań, by się zgrać. Zespół, który idzie w jednym kierunku i trzyma to samo tempo, będzie miał osiągnięcia. A to wyjątkowo ważne dla kierowników projektu.
„Stworzyłam komitet sterujący. Dzięki temu szliśmy w tym samym kierunku w okresie intensywnej zmiany w czasie fuzji oraz późniejszego przejęcia firmy”.
5. Komunikuj we właściwym czasie i we właściwy sposób
Świetne umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej pomogą ci wyjaśnić innym, jak wygląda harmonogram i oczekiwania. Będą znać twoją sytuację, jeśli będziesz potrzebować wsparcia. Z kolei jeśli wcześnie i uprzejmie poinformujesz kogoś, że blokuje twoje działania, szybko wyjdziecie z impasu.
„Zarządzałam zdalnie zespołem piętnastu osób w ośmiu krajach i przez miesiąc codziennie prowadziłam zebrania – aż do momentu, kiedy uporaliśmy się z zaległymi skargami klientów”.
6. Łącz podobne zadania i dziel je na niewielkie części
„Jak się je słonia? Łyżeczką”. Zgrupuj podobne zadania i przypisz im swój czas, by utrzymać skupienie i nie błądzić myślami. Jeśli masz do wykonania oceny pracownicze z całego miesiąca, zarezerwuj sobie na nie cały poranek albo dzień. Nie ma nic gorszego niż marnowanie dziesięciu–piętnastu minut między zadaniami – a właśnie tyle trwa przestawienie się na coś nowego.
„Przeznaczyłem pełne cztery dni na negocjacje z szesnastoma dostawcami. Zakończyłem je z kosztami zmniejszonymi o 17% i bazą dostawców ograniczoną do dwunastu firm”.
7. Jeśli możesz, unikaj multitaskingu
Może uwielbiasz robić kilka rzeczy naraz, ale czy naprawdę wszystkie będą zrobione optymalnie? Jeśli po jakimś czasie będziesz robić coś na nowo, wszystko potrwa dłużej. Skończ jedno zadanie, zanim weźmiesz się za następne. Zdziwisz się, ile uda ci się osiągnąć. Badania potwierdzają, że wielozadaniowość jest złudzeniem, a nawet może szkodliwie wpływać na IQ!
„Wdrożyłem procedurę raportowania, zgodnie z którą mój zespół natychmiast powiadamia mnie o zakończeniu danego projektu i nie rozpoczyna następnego przed zatwierdzeniem gotowego zadania”.
Najważniejsze wnioski
Zarządzanie czasem pracy jest kluczową umiejętnością, dzięki której zrobisz więcej, zredukujesz stres i ułatwisz sobie podejmowanie decyzji. Dbanie o właściwe priorytety zadań, wyznaczanie realistycznych celów i unikanie rozproszeń pozwolą ci pokazać swoją wartość jako godnego zaufania, wydajnego profesjonalisty nakierowanego na wyniki.
Doskonałe umiejętności zarządzania czasem są kluczowe dla kariery i transferowalne pomiędzy różnymi ścieżkami kariery. Pracodawcy cenią osoby, które potrafią poradzić sobie z szerokim zakresem obowiązków i stale dowożą wysoką jakość w wyznaczonym terminie. Konkurencja na rynku pracy jest spora – dzięki świetnej organizacji czasu pracy możesz się wyróżnić, co utoruje drogę do rozwoju, sukcesów i większej satysfakcji z życia zawodowego.
- Namysł nad tym, na co przeznaczasz swój czas, jest jedną z najbardziej wartościowych rzeczy, które można zrobić w każdej pracy.
- Odpowiednie zaprezentowanie w CV umiejętności zarządzania czasem może wywrzeć wrażenie na potencjalnym nowym szefie.
- Zarządzanie czasem jest świetnym sposobem na usprawnienie pracy, jak również życia osobistego.
