Znasz swoją dziedzinę, znasz swoje umiejętności i znasz ludzi, dla których chcesz pracować. Teraz wystarczy, że napiszesz jednostronicowy list. Zdobycie wymarzonej pracy zaczyna się od doskonałego CV i przekonującego listu motywacyjnego. Ale niezależnie od tego, czy jesteś naukowcem zajmującym się rakietami, czy pracownikiem kolei, możesz doświadczyć braku weny w obliczu pustej kartki i tego pozornie prostego zadania. Bo JEST to proste zadanie, choć niekoniecznie łatwe.
To właściwie jedno z najtrudniejszych wyzwań – stworzenie listu na jednej stronie A4 w tak przekonujący sposób, żeby sprawił, iż dostaniesz wymarzoną pracę. Napisanie listu, który może zmienić Twoje życie. Więc w czym tkwi sekret? Jak zmierzyć się w 2023 roku z tą kluczową częścią aplikacji?
Oto 10 najważniejszych wskazówek dotyczących pisania, projektowania i formatowania idealnego listu motywacyjnego.
1. Przykład formatu listu motywacyjnego i nagłówek.
Naszą analizę musimy przede wszystkim oprzeć na prawdziwym przykładzie dobrego listu motywacyjnego. Jak więc wygląda dobrze zaprojektowany list motywacyjny? Popatrz:
Nagłówek, elektroniczna wersja nagłówka papieru firmowego, to miejsce u góry strony zawierające Twoje imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres e-mail. (Czasami adres pocztowy jest pomijany, a czasami dodaje się adres URL profilu na LinkedIn lub innych platformach). Tutaj możesz również, w niektórych szablonach listów motywacyjnych, wstawić swoje stanowisko.
Główny cel nagłówka jest oczywisty: jest nim podanie najważniejszych informacji, aby potencjalny pracodawca wiedział, jak się z Tobą skontaktować.
Ale drugorzędny cel nagłówka jest również ważny. Polega on na zapewnieniu atrakcyjnego elementu u góry strony. Wszystko, co znajdzie się poniżej nagłówka będzie niewątpliwe bardzo interesujące, ale zostanie niestety zapisane w dość nudnym czarnym kolorze.
Nagłówek ma kluczowe znaczenie, ponieważ jest to jedyne miejsce, w którym masz możliwość wykazania się wizualną kreatywnością. Możesz wybrać kolor, zastosować odpowiednią typografię oraz wykorzystać inne elementy, które rozpoczną odpowiednio Twój list. Nie oznacza to, że mają być one krzykliwe, przeciwnie – powinny być przyjemne dla oka.
Zapoznaj się ze zbiorem bezpłatnych przykładów formatu listu motywacyjnego na CVeasy.pl, aby znaleźć kilka dobrych projektów nagłówka.
Formaty CV. Do wyboru są trzy popularne formaty CV: chronologiczny, funkcjonalny i hybrydowy. Oto, jak wybrać odpowiedni dla siebie.
2. Adresowanie listu do menedżera ds. rekrutacji: zwrot grzecznościowy.
Zawsze staraj się zaadresować swój list do konkretnej osoby. Jeśli ogłoszenie o pracę nie zawiera nazwiska kierownika ds. zatrudnienia, spróbuj się dowiedzieć, na przykład dzwoniąc do firmy, jak nazywa się osoba odpowiedzialna za proces rekrutacji na stanowisko, o które się ubiegasz. (Pamiętaj o poprawnym zapisaniu jej nazwiska – nie wolno robić w nim błędów! – i upewnij się, czy to „Pan”, czy „Pani”)
Badania wykazały, że ludzie lubią czytać swoje imiona i nazwiska – natychmiast przykuwa to ich uwagę. List adresowany do konkretnej osoby ma większe szanse na odpowiedź niż list wysłany do całego działu. W niektórych przypadkach może się okazać, że imię i nazwisko menedżera ds. rekrutacji lub osoby zatrudniającej jest celowo nieujawnione. W takim przypadku najlepiej wykazać się taktem i zaadresować list do zespołu rekrutującego (lub menedżera ds. rekrutacji bez użycia konkretnego nazwiska).
Możesz wówczas użyć zwrotu grzecznościowego w liczbie mnogiej „Szanowni Państwo”. W pozostałych przypadkach stosuje się zwrot grzecznościowy „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani” w zależności od płci osoby zajmującej się rekrutacją.
3. Treść listu motywacyjnego: jak powinien wyglądać Twój list.
Twoim następnym wyzwaniem będzie napisanie jednostronicowego listu zawierającego maksymalnie 400 słów, podzielonego na kilka akapitów. Jego celem jest pokazanie menedżerowi ds. rekrutacji, dlaczego jesteś idealnym kandydatem na stanowisko, na które aplikujesz. Zanim przejdziemy do tego, co powinny zawierać te akapity, porozmawiajmy o tym, jak powinny wyglądać.
Rodzaj czcionki ma duży wpływ na czytelność listu motywacyjnego. Niektórym potencjalnym pracodawcom nie przeszkadza Times New Roman, inne firmy z kolei preferują w listach motywacyjnych czcionki takie jak Arial, Verdana i Helvetica, które ułatwiają czytanie. Calibri zastąpił nawet czcionkę Times New Roman jako domyślną czcionkę w programie Microsoft Word, a to chyba mówi wystarczająco dużo.
Użyj w liście motywacyjnym nowoczesnej, atrakcyjnej, łatwej do odczytania czcionki, niezbyt krzykliwej ani egzotycznej, takiej, która by odwracała uwagę od treści. Chcesz, aby rekruterzy czytali Twój tekst, a nie wpatrywali się w litery. Wybierz rozmiar czcionki od 10 do 12 punktów – mniejsza jest trudna do odczytania, a większa kojarzy się z książkami dla dzieci.
Wyrównaj tekst tylko do lewego marginesu. Justowanie tekstu od marginesu do marginesu sprawia, że strona wydaje się wypełniona jednolitymi blokami czarnego tekstu. Czasem też słowa są sztucznie rozciągnięte, bo muszą zapełnić cały wers.
4. Wskazówki dotyczące akapitów i odstępów w liście motywacyjnym.
Podstawowa praktyczna zasada brzmi: akapity powinny być krótkie i znajdować się w pewnym odstępie od siebie. Kiedyś wysyłanie listu biznesowego bez odstępu między akapitami było OK, pod warunkiem, że każdy akapit rozpoczynał się od wcięcia. Obecnie się tego nie stosuje.
W dzisiejszych czasach – ile nie pisze się książki – stosuje się akapity bez wcięć, a pomiędzy nimi robi się odstępy. Akapity powinny być stosunkowo krótkie, a długość ich wszystkich – spójna. Wyobraź sobie, że otrzymałeś list o objętości jednej strony A4, który zawiera 400 słów, ale wszystkie znajdują się w tym samym akapicie. Czy masz ochotę przeczytać taki list? Oko potrzebuje wolnej przestrzeni, podobnie jak Twoje szare komórki. To jeden z powodów, dla których wymyślono akapity.
5. Marginesy w CV.
Przejdźmy od razu do sedna: wszystkie marginesy – i boczne i górne – powinny wynosić 2,5 cm.
Wśród projektantów stron, zarówno drukowanych, jak i cyfrowych, krąży powiedzenie, że niezapisana przestrzeń jest Twoim przyjacielem. Każdy element projektu, ilustracji lub dzieła sztuki musi zawierać pewną ilość pustej przestrzeni.
Projektanci zalecają również unikanie niezgrabnych pustych „dziur” w środku projektu. Dlatego biała przestrzeń powinna być „wypychana na zewnątrz” i tworzyć rodzaj niewidocznej ramki, która pozwala wybrzmieć treści projektu.
To jest główna idea marginesów – stanowią one białą ramkę otaczającą i podkreślającą zawartość listu.
6. Rozpocznij list motywacyjny w przekonujący sposób.
Pierwszy akapit listu motywacyjnego trzeba odpowiednio rozpocząć. Powinieneś się w nim przedstawić, opisać pracę, której szukasz, oraz pokazać, dlaczego jesteś osobą, która doskonale się do niej nadaje. Wprowadzenie powinno mieć odpowiedni wydźwięk – jego ton ma być uprzejmy, entuzjastyczny, pewny, kompetentny, ale nigdy arogancki czy zarozumiały. Powinno ono przyciągnąć uwagę czytelnika z właściwych powodów.
Najważniejszym zadaniem początkowego akapit jest wywarcie pozytywnego pierwszego wrażenie na odbiorcy i zachęcenie go do dalszej lektury.
7. Przejdź do sedna sprawy w środkowej części listu motywacyjnego.
W głównym akapicie listu musisz zgromadzić przekonujące argumenty na to, że jesteś odpowiednim kandydatem na dane stanowisko. Zapewne będziesz się musiał pochwalić swoimi osiągnięciami. Nie należy się tego obawiać. Pamiętaj, że nikt inny tego za Ciebie nie zrobi.
Opowiedz o swoim doświadczeniu zawodowym i opisz swoje rezultaty na poprzednich stanowiskach. Tam, gdzie to możliwe, przytaczaj fakty i liczby (liczby, kwoty w dolarach, procenty), aby obiektywnie przedstawić swoje osiągnięcia. Posłuż się krótką anegdotą, która zilustruje, w jaki sposób poradziłeś sobie z konkretnym zadaniem lub problemem.
Często zadawane jest pytanie o to, czy w liście motywacyjnym można zapisywać informacje w formie punktów? Krótka odpowiedź brzmi „tak”. Dłuższa odpowiedź brzmi: używaj ich oszczędnie i zastanów się, czy poprawią one wygląd i płynność listu motywacyjnego. Nie powinien się on stać drugim życiorysem. To mijałoby się z celem.
W głównym akapicie listu jest miejsce na informacje o Twoim wykształceniu, certyfikatach i umiejętnościach. Możesz tam omówić swoje aspiracje i plany na przyszłość, szczególnie w odniesieniu do stanowiska, o które się ubiegasz. Pamiętaj, aby dokładnie przestudiować opis funkcji i pokazać, że spełniasz jej wymagania. Choć powinieneś dopasować ton listu do brzmienia oferty pracy lub ogłoszenia o pracę, to bądź prawdomówny. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej będziesz musiał dokładniej opisać swoje osiągnięcia i umiejętności.
Istotne jest, w jaki sposób sformułujesz swoje myśli. Aby dopasować język, wartości i poziom formalności do wymagań firmy, koniecznie sprawdź konta swojego potencjalnego pracodawcy w mediach społecznościowych, wygoogluj witrynę jego firmy i – jeśli na niego trafisz – przeczytaj wywiad z jej dyrektorem generalnym / menedżerem.
8. Podsumowanie listu motywacyjnego i podpis.
Ostatni akapit może zawierać podsumowanie, podziękowanie i wszystko inne, co jest istotne, a czego jeszcze nie powiedziałeś. Powinien również kończyć się odpowiednim zwrotem. Najbardziej odpowiedni będzie. „Z poważaniem”.
Ostatni powinno też zawierać wezwanie do działania – sugestię, że z przyjemnością przyjdziesz na rozmowę kwalifikacyjną i, że w razie dodatkowych pytań, chętnie udzielisz odpowiedzi telefonicznie. Możesz też powtórzyć dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail, które podałeś wcześniej w nagłówku, i zapewnić, że jesteś do dyspozycji.
Daj jasno do zrozumienia, że poważnie podchodzisz do pracy i nie możesz się doczekać kolejnego etapu w procesie aplikacji.
Przeczytaj uważnie swój list i najlepiej znajdź dobrego redaktora, który go skoryguje. Literówki i inne błędy są głównymi powodami, dla których odrzuca się listy motywacyjne i CV.
9. Długość listu motywacyjnego – ile powinien mieć stron?
Złota zasada brzmi: trzymaj się jednostronicowego listu motywacyjnego, ale nie próbuj „oszukiwać”, dążąc do tego celu. Każdy, kto próbował napisać taki list, zaświadczy, że pierwsza wersja jest zwykle zbyt długa.
Możesz poczuć pokusę zmniejszenia rozmiaru czcionki, zwężenia marginesów, czy też zmniejszeni interlinii, dzięki której zachowany jest odpowiedni odstęp między wierszami. Ale proszę, okiełznaj swoją rozwlekłość w pisaniu – nie wprowadzaj zmian do formatu. Lepiej odchudzić tekst, zamiast stosować środki, które spowodują, że tekst będzie zbyt gęsty i przez to trudniejszy do odczytania.
10. Użyj profesjonalnie zaprojektowanego wzoru listu motywacyjnego.
Istnieje prosty sposób na uniknięcie potencjalnych pułapek związanych z formatowaniem listu motywacyjnego, a jest nim użycie profesjonalnie zaprojektowanego szablonu.
Szablon listu motywacyjnego to wstępnie zaprojektowane wzór listu z atrakcyjnym nagłówkiem i odpowiednią typografią z wykorzystaniem białej przestrzeni. Wystarczy, że zastąpisz fikcyjny tekst swoją treścią i Twój list jest gotowy.
Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj poradnik CVeasy.pl pod tytułem „Jak napisać list motywacyjny”. Następnie zapoznaj się z naszymi bezpłatnymi próbkami listu motywacyjnego, wybierz szablon, który Ci się podoba, i dostosuj go do swoich potrzeb. Chętnie pomożemy Ci w osiągnięciu sukcesu w 2023 roku. Zacznij tworzyć swój list motywacyjny już teraz!
