Jak napisać list motywacyjny

W zdobywaniu wymarzonego stanowiska warto wykorzystać wszelkie środki, które dadzą Ci przewagę nad innymi kandydatami i sprawią, że dostaniesz zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną. List motywacyjny jest jednym z nich.

List motywacyjny pomaga Ci przebić się w procesie aplikacji. To właśnie dzięki niemu Twoje CV może zostać zauważone. Jeśli istnieje jakakolwiek możliwość zwiększająca Twoje szanse na zatrudnienie na wymarzonym stanowisku, to uwierz, że zrobimy wszystko, co w naszej mocy, aby Ci pomóc!

W tym poradniku pokażemy, jak napisać list motywacyjny, który sprawi, że Twoje podanie o pracę trafi na samą górę stosu aplikacji. Opowiemy:

• Do czego służy list motywacyjny
• Co doskonały list motywacyjny powinien zawierać
• Czego powinniśmy unikać w liście motywacyjnym
• Jak pisać list motywacyjny
• Co radzą na ten temat eksperci

Koniecznie przeczytaj cały tekst, bo na końcu pokażemy Ci darmowe przykłady listów motywacyjnych, aby łatwiej Ci było wystartować. Najpierw jednak musimy odpowiedzieć na to jedno – najważniejsze – pytanie, które wszyscy sobie zadają…

Czy list motywacyjny jest mi w ogóle potrzebny?

Według badań Jobvite z 2015 roku zaledwie 10% menedżerów ds. zatrudnienia czyta listy motywacyjne, co oznacza, że w dziewięciu na dziesięć przypadków Twoja praca pójdzie na marne. To właśnie statystyki były powodem powstania ruchu, który ogłosił „śmierć listu motywacyjnego”.

Łatwo to zrozumieć. Jeśli szansa, że Twój list motywacyjny zostanie przeczytany, jest tak nikła, to po co w ogóle próbować?

Należy to zrobić właśnie dlatego, że większość osób nie próbuje. Dochodzą ich pogłoski, że nikt nie czyta listów motywacyjnych i nie chcą tracić czasu na ich pisanie. A jeśli Twój menedżer ds. zatrudnienia jest właśnie jednym z dziesięciu, którzy je czytają?

Jeśli istnieje jakakolwiek szansa, że Twój list motywacyjny zostanie przeczytany, jest również szansa, że pomoże Ci on w dostaniu się na rozmowę kwalifikacyjną. A zatem należy go napisać!

W jednym przypadku nie należy wysyłać listu motywacyjnego: jeśli tak jest zaznaczone w ogłoszeniu o pracę. Jeśli ogłoszenie nie zawiera podobnej instrukcji, WYŚLIJ LIST!

Do czego służy list motywacyjny

Szukając pracy, warto zainwestować czas w naukę pisania listu motywacyjnego, który…

• Przedstawi Cię menedżerowi ds. rekrutacji. Gdybyś spotkał rekrutera osobiście, to raczej nie rzuciłbyś mu CV w twarz i nie odszedł? Myślę, że podałbyś mu rękę i się przedstawił. List motywacyjny jest czymś w rodzaju uprzejmej rozmowy zapoznawczej.
• Wyjaśni, dlaczego jesteś odpowiednim kandydatem na stanowisko. Dobrze napisane CV eksponuje Twoje predyspozycje do określonej funkcji w konkretnej firmie lub instytucji, ale dokładnie nie określa, dlaczego to Ty najlepiej się do niej nadajesz. List motywacyjny to wyjaśnia. Dodatkowo, za jego pomocą możesz pokazać, jak bardzo zależy Ci na stanowisku, o które się ubiegasz.
• Zapewnia szerszy kontekst Twojemu życiorysowi. W CV może czegoś brakować. Na przykład informacji o tym, czym zajmowałeś w okresie pomiędzy dwoma stanowiskami. Gdy menedżer ds. zatrudnienia dostrzeże lukę, może pomyśleć, że przesiedziałeś ten czas w powyciąganym dresie w domu u rodziców, grając na Xboksie (prawdopodobnie tak nie pomyśli, ale teoretycznie mógłby), podczas gdy w rzeczywistości podróżowałeś po świecie. List motywacyjny dostarcza odpowiedzi na pytania dotyczące niektórych części CV.

Czym list motywacyjny różni się od CV

List motywacyjny nie jest alternatywą CV, ale je uzupełnia. Oba dokumenty wzajemnie się wzmacniają, demonstrując menedżerowi ds. zatrudnienia, jakim jesteś kandydatem. Jeśli chodzi o różnice między nimi, to jest ich kilka…

1. CV ma charakterystyczny format, w którym zawarte są informacje o doświadczeniu zawodowym. List motywacyjny to krótkie wprowadzenie o Tobie w dwóch-trzech akapitach
2. CV skupia się na przeszłości, a list motywacyjny — na przyszłości
3. CV jest zwięzłe i konkretne, list motywacyjny przypomina rozmowę
4. List motywacyjny ma zawsze osobisty charakter, CV może być spersonalizowane, choć nie zawsze bywa

W procesie aplikacji warto zapamiętać różnice pomiędzy listem motywacyjnym a CV. Jedno nie zastępuje drugiego. Zasada jest taka, że CV jest niezbędne, a list motywacyjny — potrzebny w niektórych przypadkach.

Jeśli aplikujesz, wysyłając CV i list motywacyjny, to nie powinny się one dublować, tylko uzupełniać.

W CV opisujesz przede wszystkim doświadczenie oraz umiejętności zdobyte w przeszłości. Choć w sekcji życiorysu „Podsumowanie celów zawodowych i umiejętności” wspominasz o swoich planach, to jednak w CV skupiasz się na wcześniej zyskanym doświadczeniu. 

W liście motywacyjnym powinieneś skoncentrować się na tym, co przed Tobą, oraz na umiejętnościach, które pozwolą Ci doskonale pełnić funkcję w firmie.

CV powinno być zwięzłe, konkretne i obiektywne. W liście motywacyjnym, niczym w rozmowie, możesz przedstawić się szerzej przyszłemu pracodawcy. 

List motywacyjny kierowany jest zawsze do konkretnej firmy i dotyczy konkretnego stanowiska. To możliwość zademonstrowania, że odrobiłeś pracę domową i zebrałeś informacje o organizacji, stanowisku, a może nawet o osobie menedżera ds. zatrudnienia. Jeśli dobrze napiszesz list motywacyjny, to rekruter będzie chciał przeczytać Twoje CV. A o tym, jak to zrobić, piszemy poniżej.

Co powinien zawierać doskonały list motywacyjny

Pisanie listu motywacyjnego nie jest sztuką, tylko umiejętnością, którą można nabyć (i pomóc sobie przy tym odpowiednim szablonem listu motywacyjnego). List motywacyjny ma zawsze taką samą strukturę (wkrótce o tym opowiemy) i zawiera takie same elementy.

Osobisty zwrot do adresata

Dowiedz się, do kogo piszesz. Zajrzyj na stronę firmy albo do serwisu LinkedIn czy Goldenline, by znaleźć nazwisko menedżera ds. rekrutacji. Albo zadzwoń do organizacji — z pewnością znajdziesz tam osobę, kto z przyjemnością udzieli Ci tej informacji.

Osobisty zwrot do adresata oznacza uprzejmość. Nie należy zatem pisać „Szanowny Panie, Szanowna Pani”, ale najlepiej poznać płeć osoby, do której się zwracamy, i w zależności od niej wybrać odpowiedni zwrot. Nie należy też pisać w nagłówku „Cześć”, czy też „Dzień dobry”. Odpowiednią formą będzie „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”.

Mocne zdanie otwierające

Zacznij z werwą. Zdobądź uwagę odbiorcy za pomocą zdania, które zachęci go do dalszego czytania.

Sformułowanie „Piszę w sprawie [stanowiska x] w [firmie y]” prowadzi donikąd. Jest ogólne i nudne.

Przyjrzyjmy się pierwszemu zdaniu z listu motywacyjnego .

Wierzę, że kluczem do wspaniałej kariery są pasja i doświadczenie. Dlatego jestem przekonany, że idealnie nadaję się na stanowisko pilota rakiety kosmicznej w Acme Rocket Company.

Z zainteresowaniem śledzę Acme Rocket Company i zauważyłem, że firma nie zatrudniała osoby na tym stanowisku.

Jestem świeżym absolwentem Rochester Rocket University, szukającym pierwszego stanowiska w branży lotów kosmicznych. To właśnie wystrzelenie rakiety Acme było powodem, dla którego na główny kierunek studiów wybrałem Loty kosmiczne. Z tego powodu niezwykle się ucieszyłem, że w Acme pojawił się ten wakat.

Takie wprowadzenie przechodzi natychmiast do sedna sprawy, czyli informacji o tym, kim jesteś i dlaczego firma powinna się Tobą zainteresować.

Rozwiązanie problemów

Każde ogłoszenie o pracę ma swoje źródło w jakimś problemie. W liście motywacyjnym powinieneś pokazać, że zatrudnienie Ciebie pomoże ów problem rozwiązać. Na przykład: firma poszukuje specjalisty ds. mailingu reklamowego. Powodem może być fakt, że prowadzona przez firmę kampania reklamowa nie działa i potrzebna jest osoba, która by to zmieniła. Pokaż, dlaczego Ty jesteś w stanie to zrobić już na samym początku listu motywacyjnego.

Jako specjalista ds. mailingu reklamowego w [nazwa firmy] prowadziłem miesięcznie 15 kampanii reklamowych, zwiększając liczbę potencjalnych klientów o 75% w ciągu ośmiu miesięcy.

Odpowiedni ton

Zbierz informacje o organizacji, zapoznaj się ze stroną internetową, sprawdź sposób komunikacji w internecie. Dowiedz się, kto jest menedżerem ds. rekrutacji i zajrzyj na jego profil w mediach społecznościowych. Zbadaj dokładnie markę, przyjrzyj się, kim są pracownicy firmy i postaraj się naśladować ich styl komunikacji. Jeśli posługują się lekkim i dowcipnym tonem, odrobina humoru w liście motywacyjnym może zadziałać na Twoją korzyść. Jeśli są bardziej oficjalni, ton Twojego listu również powinien być formalny.

Pracodawcy szukają pracowników podobnych do siebie, takich, którzy idealnie odzwierciedlają kulturę i etos firmy. Powinieneś pokazać, że jesteś właśnie taką osobą. Pomyśl o tym, że dobry sprzedawca zawiera transakcje, dostosowując się do potencjalnego klienta, przejmując jego sposobem mówienia i działania. Musisz zastosować podobną taktykę. Mirroring to najlepszy sposób, aby to zrobić.

Liczby

W liście motywacyjnym należy podawać konkretne osiągnięcia. Pokaż je na podstawie liczb!

Liczby przyciągają wzrok i uwagę, zajmując przy tym niewiele miejsca na stronie. Podawaj je, kiedy to tylko możliwe!

Starannie dobrane przykłady

Przykłady należy podawać w jak najbardziej zwięzły sposób. Nie należy się rozwodzić! Formułuj je w trzech zdaniach. Zacznij od wykorzystanej umiejętności, następnie opisz sytuację, a na końcu rezultat.

Trzymaj się opisu stanowiska

List motywacyjny musi się zawsze odnosić do opisu stanowiska. Każde zdanie ma pokazać, w jaki sposób pomożesz firmie. Unikaj zbędnych informacji. Twój list motywacyjny i CV mają przełamać lody. W rozmowie kwalifikacyjnej dostarczysz więcej szczegółów. Nie daj powodu osobie rekrutującej do odrzucenia Twojej aplikacji. Zadbaj o to, by Twój list motywacyjny był zwięzły i adekwatny do opisu stanowiska.

Czego powinniśmy unikać w liście motywacyjnym

Czasami to, czego nie zrobisz, jest ważniejsze od tego, co zrobisz. W przypadku listów motywacyjnych wielu rzeczy należy unikać.

Literówki

Wyobraź sobie, że Twoja aplikacja, nad którą przez wiele godzin ciężko pracowałeś, została odrzucona z powodu drobnych błędów gramatycznych i błędów w pisowni. To byłoby przykre.

Tak się jednak zdarza. I to często.

Menedżerowie ds. rekrutacji muszą przerzucić setki CV i listów motywacyjnych osób aplikujących na każde wolne stanowisko. Literówki są jednym z kryteriów, na podstawie których najłatwiej dokonać pierwszej selekcji. Czy tak się stanie, zależy oczywiście od tego, czy odbiorca zauważy błędy i czy uzna je za wystarczająco poważne.

Wydrukuj list motywacyjny i przeczytaj go na głos. Przeczytaj dwukrotnie, a potem jeszcze raz, wstecz, zaczynając od ostatniego zdania. Kiedy już to zrobisz, poproś inną osobę o przeczytanie Twojego listu motywacyjnego.

Błędy w formatowaniu

List motywacyjny powinien dać się odczytać w każdym formacie. Jeśli wysyłasz go e-mailem albo przez specjalny program do aplikacji, zostanie on prawdopodobnie przeczytany najpierw online, a następnie wydrukowany i przeczytany. Musi zatem dobrze wyglądać!

Długie bloki tekstu są męczące dla oczu, szczególnie na ekranie. Skróć zdania i ogranicz akapity do trzech lub czterech zdań. Łatwiej skupić się na treści, jeśli tekst jest przystępny wizualnie.

Należy również zapamiętać, że list motywacyjny i CV będą czytane razem, powinny być zatem jednolite pod względem wyglądu. Dopasuj list motywacyjny do CV. Ułatwiliśmy Ci to dostosowując wzory listów motywacyjnych do szablonów CV

Kopiowanie tekstu

Sformułowanie „Piszę w sprawie [stanowiska x] w [firmie x]” z wcześniejszego przykładu jest typową kalką.

Jeśli będziesz pisać zbyt ogólnie lub niewystarczająco konkretnie, menedżer ds. zatrudnienia pomyśli, że wysłałeś ten sam tekst już wielokrotnie do różnych osób. Nie oznacza to, że nie możesz używać pewnych sformułowań, ale powinieneś je odpowiednio personalizować.

Nadmiar zbyt osobistych informacji

Menedżera ds. zatrudnienia z pewnością zainteresuje, że masz trzy koty, zbierasz znaczki pocztowe i jesteś fanem zespołu Republika. A historia o tym, jak złamałeś nogę jeżdżąc w dzieciństwie na deskorolce jest naprawdę fascynująca. Lepiej jednak będzie, jeśli zachowasz ją na rozmowę kwalifikacyjną.

Menedżer ds. rekrutacji nie ma prawa oceniać kandydatów nad podstawie rasy i wieku. I informacje o tym należy pomijać w liście motywacyjnym. Zamieszczane przez wiele osób szczegóły o stanie cywilnym i dzieciach również nie powinny się w nim znaleźć. Mogą one zostać omówione podczas rozmowy kwalifikacyjnej. W tym stadium procesu aplikacji liczy się jednak to, czy kandydat ma odpowiednie kwalifikacje i czy zatrudnienie go przyniesie firmie korzyść. 

Tekst zbyt mocno skoncentrowany na Twojej osobie

Wyrażeń typu „Ja tego dokonałem” i „Jestem w tym świetny” można używać pod warunkiem, że odnoszą się do tego, jak się przyczynisz do rozwoju firmy. Choć list motywacyjny jest o Tobie, to nie chodzi w nim o to, co ogólnie potrafisz, tylko o to, co możesz zrobić dla firmy.

Jeśli przesadnie skupisz się na własnej osobie, odbiorca może pomyśleć, że masz zbyt duże ego i w rezultacie trudno będzie z Tobą współpracować. Na większości stanowisk wymagana jest praca w zespole, a co najmniej pod kontrolą kierownictwa. Jeśli zrobisz wrażenie osoby zbyt egocentrycznej, zostanie to negatywnie odebrane.

Istnieje również ryzyko, że odbiorca pomyśli, iż przesadzasz, a może nawet — co gorsza — że kłamiesz, a to największa katastrofa, jaka może Ci się przydarzyć w procesie aplikacji. Skup się więc na tym, w jaki sposób Twoje umiejętności sprawiają, że jesteś odpowiednim kandydatem do pracy w firmie.

Zbyt wiele słów

Według badań przeprowadzonych przez Saddleback College prawie 70% pracodawców nie życzy sobie, żeby list motywacyjny był dłuższy niż jedna strona. 14% uważa, że im jest krótszy, tym lepiej.

Za obowiązująca regułę należy uznać, że list motywacyjny powinien obejmować od 300 do 350 słów i zajmować trzy do czterech akapitów zamieszczonych na jednej stronie. Wysyłając list e-mailem, jeśli załączysz linki, możesz go skrócić do 200 – 250 słów.

Jak pisać list motywacyjny

Listy motywacyjne charakteryzuje dość sztywna: taka, która pozwala na pochwalenie się swoimi osiągnięciami, i — co ważniejsze — do której przyzwyczajeni są menedżerowie ds. zatrudnienia.

Nie martw się, że nie będziesz się wyróżniał spośród innych kandydatów, jeśli skorzystasz z powszechnie stosowanego formatu. W liście motywacyjnym liczy się jego treść. Rozważmy, co zatem powinna obejmować.

Adres odbiorcy w liście motywacyjnym

Jeśli wysyłasz list motywacyjny pocztą, należy umieścić na nim — na górze po lewej stronie — własny adres, a — nieco niżej po prawej stronie — poprawne dane kontaktowe osoby, do której list kierujesz. Data powinna się znaleźć po prawej stronie listu, na wysokości pierwszego wiersza, poprzedzona nazwą miejscowości. Dane kontaktowe adresata można zapisać jak w poniższym przykładzie:

Wszystkie te informacje muszą się znaleźć w liście motywacyjnym, choć nie trzeba ich zapisywać w dokładnie taki sam sposób. Skorzystanie z tego samego formatu jak w przypadku CV (z Twoim imieniem i nazwiskiem zapisanymi większym i pogrubionym drukiem) może od początku przyciągnąć uwagę rekrutera.

Jeśli wysyłasz list motywacyjne pocztą elektroniczną lub za pomocą specjalnego programu do aplikacji, dane kontaktowe możesz zmieścić na końcu, pod podpisem.

Nagłówek listu motywacyjnego

Nagłówek jest pierwszą rzeczą, którą odbiorca przeczyta (po danych kontaktowych), powinien więc dowodzić Twojego profesjonalizmu i pokazywać szacunek wobec adresata.

W nagłówku należy napisać w zależności od płci adresata „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”, bez wymieniania nazwiska. Obowiązuje to zarówno w e-mailach jak i w listach wysyłanych pocztą.

Jeśli nazwisko i płeć osoby rekrutującej nie są znane, można użyć liczby mnogiej „Szanowni Państwo”. Nie należy jednak pisać „Cześć” ani „Dzień dobry”.

Po zwrocie „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie” („Szanowni Państwo”) należy umieścić przecinek, a pierwsze zdanie listu zacząć w następnym wersie od malej litery.

Wstęp do listu motywacyjnego

Po zwrocie grzecznościowym należy umieścić wstęp o sobie. Tutaj powinno znaleźć się mocne, otwierające zdanie. Pamiętaj, że celem listu jest zwrócenie uwagi. Wytłumacz menedżerowi ds. zatrudnienia tak zwięźle, jak to tylko możliwe, w jaki sposób Twoje umiejętności i doświadczenie odpowiadają potrzebom firmy.

Ogłoszenie o pracę na stanowisku menedżera ds. marketingu w [firmie] bez wątpienia spowodowało, że zalała Państwa fala życiorysów. Jednym z nich jest i moje CV, wierzę jednak, że dzięki doświadczeniu w prowadzeniu kampanii marketingowych, które zwiększyły liczbę potencjalnych klientów poprzedniego pracodawcy o 500%, jestem dokładnie takim kandydatem, jakiego Państwo szukają.

Wstęp to — jak już wspominaliśmy — idealne miejsce na konkretne liczby.

Treść listu motywacyjnego

Jeśli porównać list motywacyjny do trzydaniowego posiłku, to właśnie zamówiłeś kolację i zjadłeś przystawkę. Teraz nadszedł czas na danie główne.

W tej części argumentujesz na swoją korzyść, odnosząc się przy tym do opisu stanowiska. Opowiedz o swoich umiejętnościach i doświadczeniach oraz o tym, jak możesz pomóc rozwiązać problem firmy.

Tutaj należy podać przykłady: zostałeś poproszony o wykonanie zadania, odniosłeś w tym sukces i pomogłeś firmie. A firma dzięki Tobie odniosła zysk.

Pod koniec tej sekcji menedżer ds. zatrudnienia powinien być przekonany, że jesteś kandydatem, którego należy wziąć pod uwagę. Szczególnie jeśli i Twoje CV przyciągnie jego wzrok.

Na przekonanie go masz maksymalnie dwa akapity, dobieraj zatem słowa mądrze i starannie. 

Idealne zakończenie listu

W tym miejscu trzeba podjąć inicjatywę. Zapewnij menedżera ds. rekrutacji, że chętnie zjawisz się na rozmowie kwalifikacyjnej.

Albo:

Zwracaj się z szacunkiem do odbiorcy, zaznaczając, że masz nadzieję, że spotkacie się na rozmowie kwalifikacyjnej, ale nie próbuj wymuszać zaproszenia.

Zwrot grzecznościowy i podpis

Zakończ list zwrotem „Z poważaniem” lub „Z wyrazami szacunku” — wyrównanym do prawej strony i bez przecinka na końcu — i umieść pod nim swój podpis.

W listach wysyłanych pocztą należy zamieścić odręczny podpis, a pod spodem — imię i nazwisko drukiem.

W listach wysyłanych e-mailem lub przy pomocy specjalnego programu do aplikacji wystarczy podpis drukowany.

Formatowanie listu motywacyjnego

Wygląd listu motywacyjnego jest tak samo ważny jak jego treść. Im format prostszy i bardziej przejrzysty, tym lepiej:

• Czcionka Arial, Calibri, Georgia lub Times New Roman
• Rozmiar czcionki 10 albo 12
• Standardowy marginesy u dołu i góry strony, podobnie po bokach (jeśli masz trudności ze zmieszczeniem wszystkiego na jednej stronie, spróbuj zmniejszyć margines na górze i na dole strony do 2 cm)
• Odstęp pomiędzy nagłówkiem, akapitami, zwrotem grzecznościowym i podpisem
• Tekst wyrównany do lewego marginesu

Wskazówka na koniec: za wszelką cenę unikaj czcionki Comic Sans. Błee…

Porady eksperta

A teraz kolej na Ciebie!

Dysponując tą wiedzą, będziesz w stanie przygotować list motywacyjny, który w najgorszym przypadku sprawi, że menedżer ds. zatrudnienia przeczyta również Twoje CV, a w najlepszym — że złapie za telefon, by się z Tobą skontaktować, zanim jeszcze przeczyta Twój podpis.

Przestudiuj dokładnie ogłoszenie o pracę, zbierz informacje o organizacji, napisz spersonalizowany list motywacyjny, który pokaże, że jesteś najlepszym kandydatem na stanowisko z ogłoszenia.

Tak jak obiecaliśmy, poniżej znajdziesz szablony, których zainspirują Cię do napisania własnego listu. Możesz je — oczywiście odpowiednio opracowane — wykorzystać do ubiegania się o pracę.

List motywacyjny, tak jak Elvis, wciąż żyje. A Ty to udowodnisz.