Solidny format listu motywacyjnego na stanowisko administracyjno-biurowe pomoże Ci zaprezentować swój wizerunek jako osoby zorganizowanej i wydajnej. Oznacza to, że należy zadbać o odpowiednią strukturę listu.
Format listu motywacyjnego na stanowisko administracyjno-biurowe powinien zawierać następujące elementy:
- Nagłówek;
- Zwrot grzecznościowy;
- Wprowadzenie do listu motywacyjnego;
- Środkowe akapity (zasadnicza treść listu);
- Zakończenie listu motywacyjnego (podsumowanie i wezwanie do działania).
Kompleksowy poradnik pisania listów motywacyjnych oferuje ogólne porady dotyczące tworzenia listów motywacyjnych, poniżej znajdziesz konkretne wskazówki dotyczące maksymalizacji skuteczności każdego konkretnego akapitu i każdej sekcji listu.
Poniższy przykład listu motywacyjnego na stanowisko administracyjno-biurowe stanowi doskonałą podstawę do stworzenia profesjonalnej aplikacji dostosowanej do Twoich potrzeb:
Teresa Bendek
Recepcjonistka
To: Mr. Łożański, Imagazine PR
Szanowny Panie,
pracując przez ostanie trzy lata na pół etatu jako recepcjonistka w firmie PR, nauczyłam się, że każda kampania zaczyna się od dzielonych ze sobą emocji.
W momencie, gdy do naszego biura wchodzą goście albo klienci, moim obowiązkiem jest zadbanie o to, aby nie rozpraszały ich podwójnie zarezerwowany pokój spotkań, błędne połączenie lub apatyczne podejście współpracowników. Jeśli tylko mogę, staram się podtrzymać ich kreatywność, oferując miłą rozmowę wolną od polityki lub dzieląc się szczerą opinią na temat najnowszego pomysłu promocyjnego.
Moim zadaniem jest umożliwianie swobodnego przepływu pomysłów poprzez zapewnienie profesjonalnego i efektywnego wsparcia tam, gdzie jest ono potrzebne. Piszę 90 słów na minutę, przekierowuję ponad 250 rozmów telefonicznych oraz przyjmuję codziennie nawet 80 osób, zapewniając im ciepłą i serdeczna atmosferę.
W recepcji nigdy nie do końca wiadomo, co tego dnia Cię czeka. W związku z moim celem zawodowym, którym jest podjęcie pracy w dziedzinie PR po zakończeniu studiów, zawsze staram się iść o krok dalej i rozwijać się w możliwie wielu dziedzinach. Aby zebrać jak najwięcej doświadczenia:
- Zorganizowałam zakwaterowanie i podróż 60 grup dziennikarzy (za każdym razem grupy ponad 40-osobowe); Gromadziłam codzienne wycinki prasowe z 35 źródeł w celu przygotowania prezentacji dla klientów;
- Zarządzałam kalendarzami redakcyjnymi, konferencyjnymi i prasowymi oraz aktualizowałam bazę danych;
- Koordynowałam zadania współpracowników na platformach mediów społecznościowych oraz monitorowałam zaangażowanie użytkowników.
Osoby, które wchodzą do mojej recepcji (lub do niej dzwonią), są moim absolutnym priorytetem, jak długo potrzebują mojej pomocy, ale wierzę, że recepcjonistka ds. PR może zaoferować więcej. Od dawna śledzę sukces Imagazine PR w mediach społecznościowych i chętnie spotkam się na rozmowie kwalifikacyjnej, aby przekonać się, czy łączą nas te same emocje i podobne nastawienie. Mam wrażenie, że tak właśnie jest.
Z poważaniem
Teresa Bendek
Nagłówek listu motywacyjnego
Nagłówek listu motywacyjnego pełni dwie główne funkcje. Pierwsza z nich to sprawienie, że zostaniesz zapamiętany przez rekruterów. Nagłówek to idealne miejsce, aby umieścić w nim nazwisko, numer telefonu, a nawet informacje dotyczące kont w mediach społecznościowych na wypadek, gdyby menedżer ds. zatrudnienia chciał się z Tobą skontaktować. W średnich i większych firmach proces rekrutacji jest często obsługiwany przez zespół osób. Dzięki nagłówkowi wszystkie te osoby będą miały pod ręką niezbędne informacje na Twój temat.
Zwrot grzecznościowy
Choć zwrot grzecznościowy w liście motywacyjnym nie zajmuje zbyt wiele miejsca, jest jedną z najważniejszych sekcji, jeśli chodzi o nawiązanie osobistego kontaktu i wybór odpowiedniego tonu. Jeśli to możliwe, zaadresuj list do konkretnego menedżera ds. zatrudnienia. Zwrot „Szanowny Panie”/”Szanowna Pani” zawsze jest odpowiedni. W mniej formalnych sytuacjach możesz się pokusić o zwrot „Droga…”/”Drogi…” + imię.
Cel tej sekcji: Zwrot do odbiorcy listu, aby nawiązać osobisty kontakt i rozpocząć list w odpowiednim tonie.
Wprowadzenie do listu motywacyjnego
Głównym celem listu motywacyjnego jest to, by Twoja aplikacja pozytywnie się wyróżniała spośród innych. Cel ten jest szczególnie istotny w przypadku wprowadzenia do listu motywacyjnego. Jeśli chcesz uniknąć nudnego początkowego akapitu, wybierz ekscytującą anegdotę, istotne dane statystyczne lub interesujący fakt, aby przyciągnąć uwagę menedżera ds. rekrutacji i wprowadzić go w treść listu.
Cel tej sekcji: Wzbudzić zainteresowanie odbiorcy poprzez wplecenie do listu anegdoty, faktu lub znaczących liczb.
Szanowny Panie,
pracując przez ostanie trzy lata na pół etatu jako recepcjonistka w firmie PR, nauczyłam się, że każda kampania zaczyna się od dzielonych ze sobą emocji.
Zasadnicza treść listu
Sekcja zawierająca zasadniczą treść to miejsce, w którym możesz przedstawić swoje najważniejsze osiągnięcia, a także naświetlić odpowiednie umiejętności i doświadczenie zawodowe. Ponieważ jest to najbardziej obszerna część listu, możesz uprościć proces jej pisania, dzieląc ją na dwie podsekcje.
W pierwszej z nich możesz wypróbować metodę STAR, aby krótko opisać sytuację, zadanie, podjęte przez Ciebie działania i pozytywny wynik. Wybierz przykłady, które najbardziej odpowiadają zadaniom, które będziesz wykonywać na nowym stanowisku oraz i wymaganym na nim umiejętnościom.
W drugim akapicie możesz przedstawić najważniejsze argumenty, wspierające Twoją kandydaturę na pracownika, omawiając swoje najważniejsze umiejętności i ewentualny wkład, jaki wniesiesz do firmy.
Celem tej sekcji jest podkreślenie mocnych stron i zalet za pomocą metody STAR oraz przedstawienie korzyści, jaką przyniesiesz firmie.
W momencie, gdy do naszego biura wchodzą goście albo klienci, moim obowiązkiem jest zadbanie o to, aby nie rozpraszały ich podwójnie zarezerwowany pokój spotkań, błędne połączenie lub apatyczne podejście współpracowników. Jeśli tylko mogę, staram się podtrzymać ich kreatywność, oferując miłą rozmowę wolną od polityki lub dzieląc się szczerą opinią na temat najnowszego pomysłu promocyjnego.
Moim zadaniem jest umożliwianie swobodnego przepływu pomysłów poprzez zapewnienie profesjonalnego i efektywnego wsparcia tam, gdzie jest ono potrzebne. Piszę 90 słów na minutę, przekierowuję ponad 250 rozmów telefonicznych oraz przyjmuję codziennie nawet 80 osób, zapewniając im ciepłą i serdeczna atmosferę.
W recepcji nigdy nie do końca wiadomo, co tego dnia Cię czeka. W związku z moim celem zawodowym, którym jest podjęcie pracy w dziedzinie PR po zakończeniu studiów, zawsze staram się iść o krok dalej i rozwijać się w możliwie wielu dziedzinach. Aby zebrać jak najwięcej doświadczenia:
- Zorganizowałam zakwaterowanie i podróż 60 grup dziennikarzy (za każdym razem grupy ponad 40-osobowe); Gromadziłam codzienne wycinki prasowe z 35 źródeł w celu przygotowania prezentacji dla klientów;
- Zarządzałam kalendarzami redakcyjnymi, konferencyjnymi i prasowymi oraz aktualizowałam bazę danych;
- Koordynowałam zadania współpracowników na platformach mediów społecznościowych oraz monitorowałam zaangażowanie użytkowników.
Zakończenie listu motywacyjnego (podsumowanie i wezwanie do działania)
Teraz nadszedł czas, aby zakończyć list profesjonalnie i w eleganckim stylu. Możesz zwiększyć swoje szanse na zainteresowanie ze strony menadżera ds. zatrudnienia za pomocą skutecznego wezwania do działania. To zdanie wyraża Twój entuzjazm wobec stanowiska i zachęca odbiorcę do kontaktu. Możesz też ponownie umieścić tutaj swoje dane kontaktowe, jeśli wystarczy Ci miejsca na zmieszczenie całego listu na jednej stronie.
Celem tej sekcji jest zakończenie listu z szacunkiem i entuzjazmem poprzez wezwanie odbiorcy do działania, a następnie wybór zwrotu, stanowiącego pozytywny akcent na końcu listu.
Zakończ swój list odpowiednim zwrotem: „Z wyrazami szacunku”, „Z poważaniem” albo, mniej formalnym: „Serdecznie pozdrawiam”.
Osoby, które wchodzą do mojej recepcji (lub do niej dzwonią), są moim absolutnym priorytetem, jak długo potrzebują mojej pomocy, ale wierzę, że recepcjonistka ds. PR może zaoferować więcej. Od dawna śledzę sukces Imagazine PR w mediach społecznościowych i chętnie spotkam się na rozmowie kwalifikacyjnej, aby przekonać się, czy łączą nas te same emocje i podobne nastawienie. Mam wrażenie, że tak właśnie jest.
Z poważaniem
Teresa Bendek
