Najlepszy format listu motywacyjnego sekretarki
List motywacyjny powinien zasadniczo obejmować maksymalnie jedną stronę, czyli około 400 słów. Powinien też mieć określoną strukturę, która obejmuje następujące elementy:
- Nagłówek listu motywacyjnego;
- Zwrot grzecznościowy;
- Wstęp do listu motywacyjnego;
- Środkowe akapity (zasadniczą treść listu);
- Podsumowanie i wezwanie do akcji;
- Podpis.
Przykład listu motywacyjnego, który można dostosować odpowiednio do potrzeb
A oto, co powinien zawierać każdy z tych elementów:
Nagłówek listu motywacyjnego
W dawnych czasach firmy zamawiały ryzę cienkiego papieru, który był niezapisany z wyjątkiem nagłówka – miejsca na górze zawierającego nazwę firmy, jej adres, numer telefonu i ewentualnie kolorowe logo. Sekretarka brała jedną z tych kartek, wkładała ją do maszyny do pisania i zabierała się do pisania listu.
Dziś nagłówek przejął funkcję papieru firmowego w korespondencji elektronicznej. W przypadku osób poszukujących pracy powinien on zawierać imię i nazwisko, zawód, adres, numer telefonu i adres e-mail.
Głównym zadaniem nagłówka jest poinformowanie potencjalnego pracodawcy, w jaki sposób może się z Tobą skontaktować. Ma on jednak jeszcze jeden ważny, choć drugorzędny cel: nadanie listowi wizualnego blasku.
Cel nagłówka listu motywacyjnego: Wyróżnij się na tle innych kandydatów do pracy, wykazując się wyczuciem estetycznym oraz dbałością o szczegóły i wysoką jakość.
Zwrot grzecznościowy w liście motywacyjnym
„Szanowny Panie” / „Szanowna Pani” to odpowiedni zwrot grzecznościowy, po którym stawia się przecinek, a pierwszy akapit listu zaczyna się od małej litery.
Era poczty elektronicznej poluzował nieco te zasady i obecnie zwrot „Szanowny" albo „Szanowna” zostaje czasem zastąpiony przez „Drogi Panie + imię” albo „Droga Pani + imię”. Używanie takiego zwrotu jest jednak trochę ryzykowne, lepiej więc trzymać się formalnej formy grzecznościowej.
![Jakiej wymowy należy użyć w liście motywacyjnym? Jakiej wymowy należy użyć w liście motywacyjnym?](https://40209.cdn.cke-cs.com/IqAQDlIhtYvhgCGhpc5C/images/3473e786e045d22becc79a8fd700183597cfd3f079079582.png)
Jeśli znasz osobę, do której piszesz list, zwracanie się do niej po imieniu bywa dopuszczalne. Pamiętaj jednak, że decyzje o zatrudnieniu w firmie podejmowane są często przez kilka osób, więc pisząc list, pomyśl o całej tej grupie. Możesz wówczas użyć sformułowania „Szanowni Państwo”.
Cel zwrotu grzecznościowego w liście motywacyjnym: Nadanie profesjonalnego, a jednocześnie przyjaznego tonu poprzez nawiązanie bezpośredniego, osobistego kontaktu z potencjalnym pracodawcą.
Szanowna Pani,
Wstęp w liście motywacyjnym
Pierwszy akapit listu motywacyjnego powinieneś zacząć z przytupem i, używając żywego, dynamicznego języka, opisać stanowisko, o które się starasz, i pokazać, dlaczego jesteś doskonałym kandydatem na jego objęcie.
Zwróć uwagę na ton listu, który powinien być energiczny i pewny siebie, ale w żadnym wypadku arogancki czy zbyt familiarny. Używaj śmiałych i popartych konkretami stwierdzeń na swój temat oraz podaj powody, dla których starasz się o tę pracę.
Cel wstępu do listu motywacyjnego: Wzbudzenie zainteresowania menedżera ds. rekrutacji poprzez pewne siebie, energiczne przedstawienie swoich kwalifikacji, które zachęci do dalszej lektury listu.
jak rozumiem, poszukuje Pani sekretarki, która pomoże Pani firmie w digitalizacji pracy i komunikacji z pracownikami. Moja wcześniejsza praca sekretarki w dwóch firmach technologicznych dała mi ku temu najlepsze podstawy.
Treść listu motywacyjnego
W środkowych dwóch lub trzech akapitach listu motywacyjnego powinieneś uzasadnić, dlaczego jesteś doskonałym kandydatem na stanowisko, o które się ubiegasz.
W treści listu należy podkreślić swoje doświadczenie zawodowe, wykształcenie, szczególne umiejętności i wszelkie inne kwalifikacje, które mają znaczenie podczas sprawowania tej funkcji.
Omawiając swoje dotychczasowe doświadczenie, staraj się być jak najbardziej konkretny, w miarę możliwości podając fakty i liczby. Nie ograniczaj się do podania miejsca i czasu pracy, ale opisz swoje najważniejsze osiągnięcia na poprzednich stanowiskach.
Cel treści listu motywacyjnego: Podkreśl swoje najistotniejsze osiągnięcia w sposób, który przekłada się na potencjalne korzyści dla pracodawcy.
W poprzednim miejscu pracy stosowałam przede wszystkim strategię korzystania z aplikacji mobilnych, które pozwalały wszystkim pracownikom być na bieżąco z informacjami i aktualizacjami nawet poza biurem i w podróży służbowej.
Uczestnicząc w cyfrowej transformacji działalności poprzedniej firmy, zredukowałam ilość papierkowej roboty o 95% i poprawiłam efektywność zarówno wyników audytów, jak i projektów analizy biznesowej, co przyniosło roczne oszczędności rzędu 25–30 tys. złotych.
Jestem przyzwyczajona do zarządzania napiętym kalendarzem: koordynowałam miesięcznie 25–30 spotkań i lunchów, w których uczestniczyło 40–90 osób. Wyjaśnienie, dlaczego ktoś jest potrzebny na spotkaniu, ma kluczowe znaczenie – szerzenie przesłania o wspólnym celu było podstawą mojej pracy.
Ze względu na to, że stanowisko w Pani firmie obejmuje znaczne obowiązki w zakresie zarządzania projektami, moje obszerne doświadczenie w tym kierunku (organizacja ponad trzydziestu imprez i konferencji) z pewnością okaże się przydatne. Chętnie podejmuję inicjatywę w celu rozwiązywania problemów, komunikuję się jednocześnie z innymi, aby następnie samodzielnie wypracować odpowiednie rozwiązanie. O pomoc do szefowej zwracam się jedynie wówczas, gdy jest absolutnie niezbędna.
Obecność sytuacji stresowych w prowadzeniu współczesnego biznesu wymaga tego, żeby sekretarka zapewniła swojej szefowej nie tylko wsparcie operacyjne, ale także psychologiczne. W swojej roli będę nie tylko niezawodną parą rąk do pracy, ale także emocjonalnym coachem. Jestem rozważna, cierpliwa i spostrzegawcza.
Zakończenie listu motywacyjnego I wezwanie do akcji
Zakończ rozmowę pozytywnym, entuzjastycznym akcentem, który będzie zawierał pewnego rodzaju wezwanie do działania. Zadeklaruj, że z przyjemnością przyjdziesz na rozmowę kwalifikacyjną, możesz też zapytać, czy mógłbyś zadzwonić w ciągu najbliższych dniach lub tygodniach, by dowiedzieć się, jak wyglądają Twoje szanse.
Zasiej w głowie swojego adresata myśl, że powinien podjąć konkretne działania w związku z Twoim listem, a nie odłożyć go na bok. Daj tej osobie do zrozumienia, że nie wysyłasz CV przypadkowo, ale że naprawdę interesuje Cię ta konkretna praca i jesteś przekonany, że jesteś doskonałym kandydatem.
Osobisty kontakt jest niezwykle istotny, dlatego bardzo ceniłabym możliwość bezpośredniej rozmowy, aby sprawdzić, czy do siebie pasujemy.
Cel zakończenia listu motywacyjnego: Zakończenie pozytywnym, pewnym siebie akcentem z wezwaniem do działania, które w idealnym przypadku zaowocuje rozmową kwalifikacyjną.
Podpis w liście motywacyjnym
Zakończ list słowami „Z poważaniem", „Z wyrazami szacunku" lub podobnym zwrotem, wstaw spację poniżej i wpisz swoje imię i nazwisko.
Z poważaniem
Daria Sośnicka