Najlepszy format listu motywacyjnego kierownika biura
Twój list motywacyjny jako kierownika biura powinien zawierać po kolei następujące elementy:
- Nagłówek;
- Zwrot grzecznościowy;
- Wstęp do listu motywacyjnego;
- Środkowe akapity (zasadnicza treść listu);
- Podsumowanie;
- Wezwanie do akcji.
Przyjrzyjmy się bliżej celowi każdego z nich i temu, jak je zoptymalizować, by zrobić jak najlepsze wrażenie.
Szanowny Panie,
zarządzanie biurem, w którym pracują wysokich lotów rekruterzy, oznacza, że mam trzech „klientów”, których potrzeby muszę odpowiednio spełnić: rekruterów, klientów i kandydatów. Jeśli biuro zawiedzie którąkolwiek z tych trzech stron, w rezultacie ucierpią wszystkie pozostałe.
Dziewięć lat zarządzania operacjami rekrutacyjnymi nauczyło mnie optymalizować proces dla moich kolegów z branży, przewidywać potrzeby naszych klientów i zapewniać im przyjemne doświadczenia. Tworzenie ram dla tych działań jest moją specjalnością.
Podczas badania wydajności u mojego poprzedniego pracodawcy zewnętrzny konsultant obliczył, że dzięki mojej pracy i inicjatywom wynik firmy poprawił się o 14 procent. Usprawniłem nasze systemy operacyjne przez wprowadzenie nowych technologii, takich jak chatboty, aby zredukować niepotrzebną administrację, a ulepszone raporty rozwoju biznesu przyniosły naszym klientom dziesięcioprocentowy wzrost. Produktywność zarówno front-office’u, jak i back-office’u każdy rekruter uzna za kluczową dla powodzenia własnej pracy.
W otoczeniu, gdzie kładzie się duży nacisk na wyniki, ważne jest, aby kierownik biura potrafił słuchać innych pracowników. Oprócz tego, że obciąłem koszty inwentaryzacji biura o 9 procent, największą dumą napawa mnie fakt, że wspomogłem wzrost zaangażowania pracowników i w konsekwencji zatrzymałem wartościowe osoby w firmie. Ulepszanie procesów i technologii słusznie stoi wysoko na liście Państwa wymagań dotyczących tego stanowiska. A oto moje osiągnięcia n poprzednim stanowisku:
- Z powodzeniem przeprowadziłem pilotaż nowego systemu CRM, który zredukował czas poświęcany na pracę administracyjną o 35 procent;
- Wprowadzony przeze mnie chatbot odciążył rekruterów, i skrócił czas, który każdy z nich musiał przeznaczyć na komunikację z klientami o cztery godziny tygodniowo;
- Wprowadzone przeze mnie nowe oprogramowanie do obsługi kadrowo-płacowej znacznie usprawniło proces opłacania pracowników i wykonawców zleceń.
Kiedy kierownik biura potrafi usunąć operacyjne trudności, zanim urosną one do rangi przeszkód, rekruterzy mogą zająć się tym, w czym są najlepsi.
Z przyjemnością skorzystam z możliwości bezpośredniej rozmowy, aby bardziej szczegółowo omówić Państwa wymagania i to, w jaki sposób będę mógł im sprostać.
Z poważaniem
Bartłomiej Komerski
Nagłówek listu motywacyjnego
Nagłówek listu motywacyjnego kierownika biura może wydawać się nudnym tematem, ale trzeba w nim zawrzeć kilka niezbędnych informacji. Zamieść w nim swoje imię i nazwisko, dane kontaktowe i inne dane, o które poprosi pracodawca. Chodzi o to, aby ułatwić menedżerom ds. zatrudnienia śledzenia Twojego podania o pracę oraz, w razie potrzeby, nawiązanie z Tobą kontaktu.
Nagłówek zapewnia odbiorcy listu motywacyjnego chwilę na namysł przed przejściem do jego treści. Biała przestrzeń w każdym dokumencie sygnalizuje, że za chwilę przeczytamy coś ważnego.
Cel nagłówka listu motywacyjnego: podanie namiarów, by można się było z Tobą w jak najprostszy sposób skontaktować, i aby „zauważył” Cię ATS, czyli aplikacja służąca do prowadzenia procesów rekrutacji pracowników.
Zwrot grzecznościowy
Tak, jak drobiazgi będą miały znaczenie, kiedy już zostaniesz zatrudniony, tak i odpowiedni zwrot w liście motywacyjnym kierownika biura jest niezbędny, aby pokazać się od najlepszej stopy. Ton listu, od pierwszego słowa po ostatnie, powinien odzwierciedlać sposób, w jaki się komunikujesz. Przejście do zasadniczej treści, która w liście motywacyjnym jest najważniejsza, powinno być płynne.
Jeśli w instrukcjach dotyczących podania o pracę widnieje nazwisko konkretnej osoby, to właśnie do niej powinieneś zaadresować list i odpowiednio się zwrócić.
„Szanowna Pani” i „Szanowny Panie” będą w każdym wypadku najbardziej odpowiednim zwrotem. Kierownicy biura zazwyczaj komunikują się z osobami z zewnątrz, dlatego też takie formalne powitanie jest najbezpieczniejsze.
Cel zwrotu grzecznościowego w liście motywacyjnym: zaprezentowanie, że jako kierownik biura, posiadasz umiejętność wybrania odpowiedniego tonu komunikacji.
Wstęp do listu motywacyjnego
Akapit wstępny lub pierwsze zdanie listu motywacyjnego kierownika biura powinny pokazać, jak chcesz zostać zapamiętany przez współpracowników po ciężkim tygodniu lub miesiącu w biurze.
Co jest Twoją największą wartością, jaką wnosisz do zespołu? Czym różnisz się od innych kandydatów i co sprawia, że właśnie Ty doskonale nadajesz się na to stanowisko w konkretnej firmie?
Zaprezentuj się jako empatyczny i troskliwy kolega z mózgiem profesjonalisty biznesowego. Pokaż, że masz zmysł do podejmowania właściwych decyzji z właściwych powodów.
Cel wprowadzenia do listu motywacyjnego: zademonstrowanie umiejętności znalezienia rozwiązywań problemów biurowych, które wymaga pokierowania innymi pracownikami.
Szanowny Panie,
zarządzanie biurem, w którym pracują wysokich lotów rekruterzy, oznacza, że mam trzech „klientów”, których potrzeby muszę odpowiednio spełnić: rekruterów, klientów i kandydatów. Jeśli biuro zawiedzie którąkolwiek z tych trzech stron, w rezultacie ucierpią wszystkie pozostałe.
Środkowe akapity (zasadnicza treść listu)
W treści listu motywacyjnego kierownika biura należy zwrócić uwagę na znaczenie Twoich działań w firmie poprzednich pracodawców. To, że można było na Tobie polegać, to oczywiste w przypadku kierownika biura, jeśli jednak robiłeś coś, co przekraczało obowiązki związane z tym stanowiskiem, potencjalny pracodawca z pewnością Cię zapamięta. Jeśli chcesz zatrudnić się u najlepszych pracodawców, gdzie nie trzeba nieustannie gasić pożarów, musisz udowodnić, że potrafisz nie tylko poprawić sytuację, ale także cały czas utrzymać pracę biura na odpowiednio wysokim poziomie.
Cel środkowych akapitów listu motywacyjnego: opisanie pozytywnego wpływu, jaki wywarłeś w poprzednich miejscach pracy – opowiedz o projektach, których się podjąłeś, zaprezentuj swoje umiejętności pracy z ludźmi i pokaż, że jesteś pracownikiem, na którym można polegać.
Dziewięć lat zarządzania operacjami rekrutacyjnymi nauczyło mnie optymalizować proces dla moich kolegów z branży, przewidywać potrzeby naszych klientów i zapewniać im przyjemne doświadczenia. Tworzenie ram dla tych działań jest moją specjalnością.
Podczas badania wydajności u mojego poprzedniego pracodawcy zewnętrzny konsultant obliczył, że dzięki mojej pracy i inicjatywom wynik firmy poprawił się o 14 procent. Usprawniłem nasze systemy operacyjne przez wprowadzenie nowych technologii, takich jak chatboty, aby zredukować niepotrzebną administrację, a ulepszone raporty rozwoju biznesu przyniosły naszym klientom dziesięcioprocentowy wzrost. Produktywność zarówno front-office’u, jak i back-office’u każdy rekruter uzna za kluczową dla powodzenia własnej pracy.
W otoczeniu, gdzie kładzie się duży nacisk na wyniki, ważne jest, aby kierownik biura potrafił słuchać innych pracowników. Oprócz tego, że obciąłem koszty inwentaryzacji biura o 9 procent, największą dumą napawa mnie fakt, że wspomogłem wzrost zaangażowania pracowników i w konsekwencji zatrzymałem wartościowe osoby w firmie. Ulepszanie procesów i technologii słusznie stoi wysoko na liście Państwa wymagań dotyczących tego stanowiska. A oto moje osiągnięcia n poprzednim stanowisku:
- Z powodzeniem przeprowadziłem pilotaż nowego systemu CRM, który zredukował czas poświęcany na pracę administracyjną o 35 procent;
- Wprowadzony przeze mnie chatbot odciążył rekruterów, i skrócił czas, który każdy z nich musiał przeznaczyć na komunikację z klientami o cztery godziny tygodniowo;
- Wprowadzone przeze mnie nowe oprogramowanie do obsługi kadrowo-płacowej znacznie usprawniło proces opłacania pracowników i wykonawców zleceń.
Kiedy kierownik biura potrafi usunąć operacyjne trudności, zanim urosną one do rangi przeszkód, rekruterzy mogą zająć się tym, w czym są najlepsi.
Podsumowanie i zakończenie listu motywacyjnego
Aż do rozmowy kwalifikacyjnej nie będziesz prawdopodobnie znać wszystkich szczegółów pracy na stanowisku, o które się ubiegasz, ani nie będziesz pewien, czy na sto procent pasujesz do firmy, do panującej w niej kultury i pracujących tam osób. Nie należy więc być zbyt pewnym siebie. Ważne jest jednak, aby list zakończyć pozytywnie wyrażeniem nadziei, że zostaniesz zaproszony na rozmowę kwalifikacyjną. Wezwanie do działania pokazuje, że jesteś gotowy na wyzwania, które na Ciebie czekają.
Swój list zakończ słowami „Z poważaniem albo „Z wyrazami szacunku" nad swoim nazwiskiem.
Cel zakończenia listu motywacyjnego: podkreślenie swojego najważniejszego atrybutu dla potencjalnego pracodawcy, aby ten zapamiętał Cię w procesie rekrutacji.
Z przyjemnością skorzystam z możliwości bezpośredniej rozmowy, aby bardziej szczegółowo omówić Państwa wymagania i to, w jaki sposób będę mógł im sprostać.
Z poważaniem
Bartłomiej Komerski
