List motywacyjny powinien zasadniczo obejmować maksymalnie jedną stronę, czyli około 400 słów. Powinien też mieć określoną strukturę, która obejmuje następujące elementy:
Przykład listu motywacyjnego, który można dostosować odpowiednio do potrzeb
A oto, co powinien zawierać każdy z tych elementów:
W dawnych czasach firmy zamawiały ryzę cienkiego papieru, który był niezapisany z wyjątkiem nagłówka – miejsca na górze zawierającego nazwę firmy, jej adres, numer telefonu i ewentualnie kolorowe logo. Sekretarka brała jedną z tych kartek, wkładała ją do maszyny do pisania i zabierała się do pisania listu.
Dziś nagłówek przejął funkcję papieru firmowego w korespondencji elektronicznej. W przypadku osób poszukujących pracy powinien on zawierać imię i nazwisko, zawód, adres, numer telefonu i adres e-mail.
Głównym zadaniem nagłówka jest poinformowanie potencjalnego pracodawcy, w jaki sposób może się z Tobą skontaktować. Ma on jednak jeszcze jeden ważny, choć drugorzędny cel: nadanie listowi wizualnego blasku.
Cel nagłówka listu motywacyjnego: Wyróżnij się na tle innych kandydatów do pracy, wykazując się wyczuciem estetycznym oraz dbałością o szczegóły i wysoką jakość.
„Szanowny Panie” / „Szanowna Pani” to odpowiedni zwrot grzecznościowy, po którym stawia się przecinek, a pierwszy akapit listu zaczyna się od małej litery.
Era poczty elektronicznej poluzował nieco te zasady i obecnie zwrot „Szanowny" albo „Szanowna” zostaje czasem zastąpiony przez „Drogi Panie + imię” albo „Droga Pani + imię”. Używanie takiego zwrotu jest jednak trochę ryzykowne, lepiej więc trzymać się formalnej formy grzecznościowej.
Jeśli znasz osobę, do której piszesz list, zwracanie się do niej po imieniu bywa dopuszczalne. Pamiętaj jednak, że decyzje o zatrudnieniu w firmie podejmowane są często przez kilka osób, więc pisząc list, pomyśl o całej tej grupie. Możesz wówczas użyć sformułowania „Szanowni Państwo”.
Cel zwrotu grzecznościowego w liście motywacyjnym: Nadanie profesjonalnego, a jednocześnie przyjaznego tonu poprzez nawiązanie bezpośredniego, osobistego kontaktu z potencjalnym pracodawcą.
Szanowna Pani,
Pierwszy akapit listu motywacyjnego powinieneś zacząć z przytupem i, używając żywego, dynamicznego języka, opisać stanowisko, o które się starasz, i pokazać, dlaczego jesteś doskonałym kandydatem na jego objęcie.
Zwróć uwagę na ton listu, który powinien być energiczny i pewny siebie, ale w żadnym wypadku arogancki czy zbyt familiarny. Używaj śmiałych i popartych konkretami stwierdzeń na swój temat oraz podaj powody, dla których starasz się o tę pracę.
Cel wstępu do listu motywacyjnego: Wzbudzenie zainteresowania menedżera ds. rekrutacji poprzez pewne siebie, energiczne przedstawienie swoich kwalifikacji, które zachęci do dalszej lektury listu.
jak rozumiem, poszukuje Pani sekretarki, która pomoże Pani firmie w digitalizacji pracy i komunikacji z pracownikami. Moja wcześniejsza praca sekretarki w dwóch firmach technologicznych dała mi ku temu najlepsze podstawy.
W środkowych dwóch lub trzech akapitach listu motywacyjnego powinieneś uzasadnić, dlaczego jesteś doskonałym kandydatem na stanowisko, o które się ubiegasz.
W treści listu należy podkreślić swoje doświadczenie zawodowe, wykształcenie, szczególne umiejętności i wszelkie inne kwalifikacje, które mają znaczenie podczas sprawowania tej funkcji.
Omawiając swoje dotychczasowe doświadczenie, staraj się być jak najbardziej konkretny, w miarę możliwości podając fakty i liczby. Nie ograniczaj się do podania miejsca i czasu pracy, ale opisz swoje najważniejsze osiągnięcia na poprzednich stanowiskach.
Cel treści listu motywacyjnego: Podkreśl swoje najistotniejsze osiągnięcia w sposób, który przekłada się na potencjalne korzyści dla pracodawcy.
W poprzednim miejscu pracy stosowałam przede wszystkim strategię korzystania z aplikacji mobilnych, które pozwalały wszystkim pracownikom być na bieżąco z informacjami i aktualizacjami nawet poza biurem i w podróży służbowej.
Uczestnicząc w cyfrowej transformacji działalności poprzedniej firmy, zredukowałam ilość papierkowej roboty o 95% i poprawiłam efektywność zarówno wyników audytów, jak i projektów analizy biznesowej, co przyniosło roczne oszczędności rzędu 25–30 tys. złotych.
Jestem przyzwyczajona do zarządzania napiętym kalendarzem: koordynowałam miesięcznie 25–30 spotkań i lunchów, w których uczestniczyło 40–90 osób. Wyjaśnienie, dlaczego ktoś jest potrzebny na spotkaniu, ma kluczowe znaczenie – szerzenie przesłania o wspólnym celu było podstawą mojej pracy.
Ze względu na to, że stanowisko w Pani firmie obejmuje znaczne obowiązki w zakresie zarządzania projektami, moje obszerne doświadczenie w tym kierunku (organizacja ponad trzydziestu imprez i konferencji) z pewnością okaże się przydatne. Chętnie podejmuję inicjatywę w celu rozwiązywania problemów, komunikuję się jednocześnie z innymi, aby następnie samodzielnie wypracować odpowiednie rozwiązanie. O pomoc do szefowej zwracam się jedynie wówczas, gdy jest absolutnie niezbędna.
Obecność sytuacji stresowych w prowadzeniu współczesnego biznesu wymaga tego, żeby sekretarka zapewniła swojej szefowej nie tylko wsparcie operacyjne, ale także psychologiczne. W swojej roli będę nie tylko niezawodną parą rąk do pracy, ale także emocjonalnym coachem. Jestem rozważna, cierpliwa i spostrzegawcza.
Zakończ rozmowę pozytywnym, entuzjastycznym akcentem, który będzie zawierał pewnego rodzaju wezwanie do działania. Zadeklaruj, że z przyjemnością przyjdziesz na rozmowę kwalifikacyjną, możesz też zapytać, czy mógłbyś zadzwonić w ciągu najbliższych dniach lub tygodniach, by dowiedzieć się, jak wyglądają Twoje szanse.
Zasiej w głowie swojego adresata myśl, że powinien podjąć konkretne działania w związku z Twoim listem, a nie odłożyć go na bok. Daj tej osobie do zrozumienia, że nie wysyłasz CV przypadkowo, ale że naprawdę interesuje Cię ta konkretna praca i jesteś przekonany, że jesteś doskonałym kandydatem.
Osobisty kontakt jest niezwykle istotny, dlatego bardzo ceniłabym możliwość bezpośredniej rozmowy, aby sprawdzić, czy do siebie pasujemy.
Cel zakończenia listu motywacyjnego: Zakończenie pozytywnym, pewnym siebie akcentem z wezwaniem do działania, które w idealnym przypadku zaowocuje rozmową kwalifikacyjną.
Zakończ list słowami „Z poważaniem", „Z wyrazami szacunku" lub podobnym zwrotem, wstaw spację poniżej i wpisz swoje imię i nazwisko.
Z poważaniem
Daria Sośnicka