Pierwszym krokiem do stworzenia świetnego CV sekretarki jest wiedza o tym, jakie sekcje powinny się w nim znaleźć. Oto najważniejsze elementy CV:
CV sekretarki powinno podkreślać jej zdolność do tego, by optymalnie wspierać funkcjonowanie biura i wykonywać swoje obowiązki. Życiorys powinien zatem demonstrować kompetencje administracyjne, umiejętności komunikacyjne i wysoką motywację. Sekretarki biurowe powinny mieć doświadczenie w pracy w dynamicznym środowisku oraz radzić sobie z kilkoma zadaniami równocześnie i efektywnie określać priorytety. Idealna kandydatka posiada umiejętności, które bezpośrednio pomagają zapewniać wsparcie administracyjne i urzędowe w biurze.
Sekretarki posiadające pewne doświadczenie w administracji albo pokrewnych dziedzinach powinny zdecydować się na format CV z odwróconą kolejnością chronologiczną. W takiej strukturze ważne miejsce zajmuje rubryka opisująca doświadczenie zawodowe, w której możesz opisać swoje istotne umiejętności. Właśnie tego formatu spodziewają się kierownicy ds. rekrutacji. Jest on także najłatwiej odczytywany przez systemy ATS.
Drugą pod względem atrakcyjnością opcją dla sekretarek jest hybrydowy format CV. W tym układzie na samej górze znajduje się sekcja „Umiejętności” albo „Doświadczenie”, po której następuje krótsza rubryka opisująca historię zatrudnienia. To świetny wybór dla osób, które świeżo ukończyły szkołę albo tych, które zmieniają ścieżkę kariery.
Podsumowanie zawodowe w CV to 3–5 zdań, które pozwolą Ci zaprezentować swoje najważniejsze umiejętności, doświadczenie i kompetencje. To także miejsce, w którym z powodzeniem możesz przedstawić swoją osobowość. Praca sekretarki w firmie jest jednym z najbardziej nastawionych na kontakt ze światem zewnętrznym stanowisk, dlatego ważne jest, aby już na samym początku CV pokazać swój przyjazny charakter.
W tej sekcji należy podkreślić swoje największe osiągnięcia i cechy. Pamiętaj, aby użyć jak największej ilości przekonujących czasowników i podać konkretne dane dotyczące zajmowanych stanowisk. Sekretarki odgrywają kluczową rolę w sprawnym funkcjonowaniu biur. Wyjątkowo istotne jest zatem, by pokazać najważniejsze cechy potwierdzające Twoje kwalifikacje i osiągnięcia. Poniżej znajdziesz podsumowanie zawodowe z naszego przykładowego CV.
Doświadczona i zmotywowana sekretarka posiadająca ponad dziesięć lat doświadczenia w nadzorowaniu szkolnych sekretariatów. Cechują mnie wysokie kompetencje komunikacyjne, umiejętność pracy nad kilkoma zadaniami równocześnie i skuteczna komunikacja interpersonalna. Mogę poszczycić się potwierdzonym doświadczeniem w wydajnym zarządzaniu sekretariatami i wspieraniem pracowników szkoły w osiąganiu celów.
Rubryka „doświadczenie zawodowe” to miejsce, w którym należy zaprezentować swoje doświadczenie i uzyskiwane rezultaty. Wymień wszystkie stanowiska istotne z punktu widzenia oferty pracy jako sekretarka, zaczynając od najnowszego i cofając się przez 10 lat doświadczenia (lub tyle lat, ile posiadasz). Pamiętaj, aby używać przekonujących czasowników i przywoływać konkretne sukcesy zawodowe, które udowodnią, że jesteś świetną kandydatką. Dane liczbowe i statystyki mogą pomóc w wymiernym przedstawieniu osiągnięć. Oto rubryka „doświadczenie zawodowe” z naszego przykładowego CV sekretarki:
Sekretarka w szkole podstawowej nr 15, Olsztyn
Sierpień 2015 r. – wrzesień 2019 r.
Sekretarka w firmie Kowalski i Ślesińska, Ostróda
Listopad 2011 r. – czerwiec 2015 r.
Sekcja „umiejętności” w Twoim CV to miejsce na pokazanie, że świetne podejście do ludzi – czyli cecha o kluczowym znaczeniu – pozostaje u Ciebie w równowadze z kompetencjami technicznymi, które pozwalają Ci efektywnie wykonywać swoją pracę. Umiejętności twarde i miękkie powinny odpowiadać bezpośrednio opisowi stanowiska, co pozwoli Ci przejść przez skan systemu ATS. Upewnij się także, że budowany obraz odpowiada pozostałym sekcjom Twojego CV. Kierownik prowadzący rekrutację na stanowisko sekretarki szuka osoby, która świetnie potrafi zarządzać projektami i zajmować się kilkoma zadaniami jednocześnie. Pamiętaj, aby uwzględnić umiejętności powiązane ze stanowiskiem. Spójrz na przykład rubryki „umiejętności” w przykładowym CV sekretarki poniżej:
Rubryka „wykształcenie” to miejsce na wymienienie wszystkich dyplomów i certyfikatów, jakie posiadasz. Mimo że od sekretarek nie wymaga się zdobycia żadnego konkretnie zdefiniowanego wykształcenia, to informacja o dyplomie albo podjęciu studiów może dać pracodawcy lepsze wyobrażenie tego, kim jesteś. Nie zapomnij także wspomnieć o wszelkich wyróżnieniach. Jeżeli masz wykształcenie wyższe niż licencjat, możesz pominąć informację o szkole średniej. Zapoznaj się z przykładowym CV poniżej:
Licencjat na kierunku administracja w biznesie, Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie
Październik 2010 r. – czerwiec 2014 r.
Liceum ogólnokształcące nr 2, Olsztyn
Wrzesień 2005 r. – czerwiec 2009 r.
Konstrukcja i wygląd CV stanowią komunikat, jaki trafi do kierownika rekrutującego, zanim jeszcze zdąży przeczytać choć jedno słowo. Dlatego ważne jest, aby były atrakcyjne i korespondowały ze stylem i tonem firmy. Wspaniały nagłówek powinien zwrócić uwagę rekrutera i przekazać najważniejsze dane kontaktowe, dzięki czemu można będzie łatwo się z Tobą skontaktować i umówić na rozmowę kwalifikacyjną.
Szablon CV może być świetnym sposobem na to, by zabrać się za tworzenie profesjonalnie wyglądającego życiorysu. Gotowe wzory pozwalają wpisać własne dane bez martwienia się rozmiarami fontów, odstępami czy innymi problematycznymi kwestiami.